rss

LANGKAH PENERAPAN STANDAR INTERNASIONAL

Jika suatu manajemen organisasi perusahaan telah memutuskan untuk menerapkan standar sistem manajemen, apakah itu standar sistem manajemen mutu (ISO-9001), standar sistem manajemen lingkungan (ISO-14001), standar sistem manajemen kesehatan dan keselamatan kerja (OHSAS-18001) dan atau standar manajemen lainnya, maka ada beberapa langkah yang harus dilakukan yang dapat disesuaikan dengan kondisi dan sumberdaya organisasi perusahaan masing-masing. Secara umum tahapnya adalah sebagai berikut :

Tahap 1 : Pengkajian Sistem Awal.

menilai kesesuaian dokumentasi yang telah ada dikaitkan dengan persyaratan standar ISO 9001, ISO-14001 dan atau OHSAS-18001. Pengkajian awal ini juga lebih difokuskan kepada penentuan ruang lingkup sistem yang akan menjadi subyek penerapan standar tersebut. Misal pada organisasi perkebunan teh, penerapan sistem hanya fokus pada pabrik pengolahan saja, sedangkan sub sistem kebun tidak dimasukan ke dalam ruang lingkup.

Semakin luas ruang lingkup, maka sistem yang akan didokumentasikan akan semakin kompleks dan rumit, juga membutuhkan sumberdaya yang lebih besar mencakup : waktu, biaya,tenaga kerja yang terlibat, serta material yang dibutuhkan dalam proses dokumentasi, seperti : komputer, kertas, ATK lainnya.

keluaran pekerjaan

laporan analisis kesenjangan (gap analysis report) serta rencana tindak lanjut (action plan) untuk tahap pelaksanaan Konsultasi berikutnya.

Tahap 2 : Analisis Proses Bisnis

Setelah ruang lingkup sistem ditetapkan, langkah yang sangat penting adalah melakukan kajian terhadap proses bisnis dan interkasinya. Pada tahap ini dapat digunakan tool atau software untuk membuat diagram alir (flow chart) guna melakukan analisis proses bisnis tersebut. Analisis dilakukan, mulai dari PROSES INTI, selanjutnya PROSES PENDUKUNG. Dari proses BESAR dijenjangkan ke proses yang lebih terinci. Proses bisnis menjadi langkah yang sangat penting, terutama dalam penerapan sistem manajemen mutu (ISO-9001) dan menjadi landasan bagi penerapan standar manajemen lainnya, seperti ISO-14001, OHSAS-18001 dan lainnya.

Tahap 3 : Penetapan Tim ISO
Pada tahap ini harus dilakukan penyusunan organisasi proyek ISO berikut uraian tugas dan wewenangnya selama proyek berlangsung. PM (Project Manager) biasanya dipimpin oleh manager senior dalam perusahaan serta memiliki akses ke seluruh unit kerja serta juga dapat melakukan komunikasi efektif dengan top manajemen selama proyek berlangsung. Anggota tim proyek dipilih dari perwakilan setiap unit kerja. Tugas utama anggota tim inilah yang akan melakukan proses pendokumentasian dan sosialisasi sistem yang telah dibangun kepada anggota organisasi lainnya. Sebaiknya penetapan anggota Tim Proyek ini dibuatkan SK (Surat Keputusan) dari Direksiatau Surat Penugasan dan diberikan kewenangan untuk mendapatkan akses informasi yang memadai pada saat sistem dibangun, terutama pada saat penyusunan manual, prosedur atau dokumen pendukung.

keluaran pekerjaan
terbentuknya tim kerja ISO perusahaan

Tahap 4 :Pelatihan Pengenalan, Pemahaman Persyaratan Standar ISO 9001, ISO-14001, OHSAS-18001, Teknik Dokumentasi dan integrasinya (jika lebi dari satu standar)

Pada tahap ini harus dilakukan pelatihan-pelatihan mencakup pemahaman isi standar, teknik pendokumentasian agar terdapat persamaan  persepsi dan menumbuhkan komitmen timorganisasi proyek ISO.

keluaran pekerjaan

terciptanya persamaan persepsi tim terhadap setiap persyaratan standar dan cara penerapannya.

Tahap 5 : Desain dan Penerapan Sistem Manajemen

Pada tahap ini, setiap anggota tim mulai menyusun dokumentasi sistem manajemen, mencakup : manual, prosedur-prosedur, instruksi kerja, formulir, mengumpulkan dokumen yang dijadikan referensi. Dokumentasi difokuskan pada subsistem yang menjadi tanggungjawabnya. Misal tim marketing, mungkin diberi tangungjawab menyusun prosedur marketing, tim produksi menyusun prosedur produksi dan seterusnya.

keluaran pekerjaan
Dokumentasi sesuai p[ersyaratan standar yang disahkan personil berwenang

Tahap 6 : Sosialisasi Penerapan Sistem Manajemen
Pada tahap ini dilakukan pengesahan dokumen oleh personil berwenang, selanjutnya tim proyek harus melakukan bimbingan dan arahan cara penerapan dokumentasi kepada anggota organisasi lainnya. Sosialisasi mencakup pengenalan standar, pemahaman maksud isi manual, prosedur, instruksi kerja, konsistensi pengisian formulir yang telah ditetapkan.

keluaran pekerjaan

dokumentasi yang dapat diterapkan (dokuemnatsi sistem manajemen mutu, dokumentasi sistem manajemen lingkungan, dikumentasi sistem manajemen kesehatan dan keselamatan kerja atau munkin berupa dokumentasi sistem integrasi lebih dari satu standar)


Tahap 7 Pelatihan Audit Internal

Berdasarkan persyaratan standar, sistem manajemen yang telah dibangun harus dipelihara dan terus dikembangkan sejalan dengan perkembangan organisasi perusahaan, maka perlu dilakukan audit. Proses audit harus dilakukan oleh auditor yang kompeten atau berkualifikasi, bukan sekedar manual, prosedur, formulir diisi hanya sekedar memenuhi persyaratan standar atau menunjukan proses audit telah dilakukan.

Jika perusahaan menerapkan lebih dari satu standar dan baru menerapkannya, sebaiaknya antara auditor ISO-9001, ISO-14001 atau OHSAS-18001 dan lainnya dipisahkan atau dibedakan auditornya agar tidak menimbulkan kebingungan harus melakukan audit lebih dari satu standar.

keluaran pekerjaan
auditor berkualifikasi

Tahap 8 : Penerapan Audit Internal
Audit internal dimaksudkan untuk mengidentifikasi peluang-peluang bagi perbaikan sistem manajemen yang telah dibangun, bukan hanya sekedar 'KEGIATAN RITUAL' memenuhi persyaratan standar atau 'KEHAWATIRAN KEGAGALAN PROSES SERTIFIKASI'. Pada beberapa kasus masih ditemui bahwa audit hanya sekedar pemenuhan persyaratan, sehingga akhirnya penerapan stndar ini tidak memiliki makna dan manfaat yang dalam.

keluaran pekerjaan

dokumentasi sesuai dengan standar dan dipenuhinya klausul audit internal

Tahap 9 : Tindakan Perbaikan

Tidak ada sistem yang terbaik, hanya ada cara menuju yang lebih baik, mengingat sistem ini bisa berjalan karena faktor manusia juga. Beberapa ketidaksesuaian dalam sistem, sudah pasti terjadi dimana umunya bersifat karena faktor manusia (human error), seperti tidak taat mengikuti prosedur, tidak konsisten mengisi formulir dsb. Hal ini adalah wajar, tinggal harus segera dilakukan tindakan perbaikan, baik berupa dokumentasi dengan jalan merevisi dokumen atau bersifat implementasi dengan jalan memberikan pelatihan ulang, memberikan motivasi agar setiap anggota organisasi kembali komitmen pada sistem yang telah dibangun.

Tahap 10 : Tinjauan Manajemen
Pada tahap ini, top manajemen bersama perwakilan anggota organisasi melakukan evaluasi terhadap efektifitas penerapan sistem manajemen mutu yang diterapkan dan mengidentifikasi rencana tindak lanjut perbaikannya.

keluaran pekerjaan
dokumen rencana tindak lanjut pengembangan sistem dan dipenuhinya klausul tinjauan manajemen

Tahap 11 :Pra-Sertifikasi
Pada tahap ini dilakukan audit pendahuluan oleh  Badan Sertifikasi  dan melakukan tindakan perbaikan ulang, seperti merevisi prosedur atau implementasi.
keluaran pekerjaan

dokumentasi revisi

Tahap 12 : Sertifikasi
Pada tahap ini dilakukan audit Badan Sertifikasi. terhadap sistem manajemen yang telah diterapkan dan diimplementasikan suatu organisasi perusahaan dengan tujuan  mendapatkan rekomendasi sertifikasi yang sesuai ruang lingkup bisnis perusahaan.

keluaran pekerjaan
Laporan Hasil Audit Badan Sertifikasi 

Tahap 13 : Tindakan Perbaikan Final Audit Badan Sertifikasi
Dari hasil pelaksanaan Audit Sertifikasi, dapat saja auditor menerbitkan beberapa temuan hasil audit yang disampaikan dalam bentuk laporan audit. Sebagai responnya, maka organisasi perusahaan harus segera melakukan koreksi dan menyampaikan hasilnya kembali ke Badan Sertifikasi agar status hasil audit dapat ditutup.

keluaran pekerjaan      
dokumen revisi sebagai respon atas temuan audit Badan Sertifikasi



Related Post:

blog comments powered by Disqus
.

Recent post


ShoutMix chat widget
.
 

Gabung dalam komunitas MBL-OB [ View | Join ]

Powered by FeedBurner

Followers
#atas a:link, #atas a:visited { background: url(http://2.bp.blogspot.com/_S3jZICdfXuI/SoJLIqnjNkI/AAAAAAAAAaE/rx5IwaMWm7s/s320/top.gif) no-repeat left top; display: block; width: 50px; height: 50px; } #atas a:hover, #atas a:active {background-position: left bottom;border: none;}